Chính Sách Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân Của Người Lao Động

CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG

CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ TIÊU CHUẨN ÁP DỤNG: 

• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15;
• Nghị định số 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14;
• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14;
• Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 (sửa đổi, bổ sung năm 2022);
• Tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2022.

I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

• Mục đích: Đảm bảo quyền kiểm soát dữ liệu của Người lao động (NLĐ), quy định rõ trách nhiệm của Công ty với tư cách là Bên Kiểm soát và Xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Phạm vi áp dụng: 
  • NLĐ chính thức, NLĐ đã chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ);
  • Thực tập sinh đang thực tập, thực tập sinh kết thúc thực tập;
  • Nhân viên thử việc, nhân viên chấm dứt thỏa thuận thử việc;
  • Công nhân tập nghề, công nhân chấm dứt thỏa thuận tập nghề.

II. ĐỊNH NGHĨA

III. NGUYÊN TẮC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

• Nguyên tắc tối thiểu và minh bạch: Công ty chỉ thu thập, xử lý các dữ liệu cá nhân phục vụ trực tiếp cho việc quản lý lao động, thực hiện hợp đồng và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý. Mọi hoạt động xử lý dữ liệu phải được thông báo và có sự đồng ý của NLĐ thông qua văn bản chấp thuận đính kèm.
• Kiểm soát truy cập nghiêm ngặt: Tuân thủ tiêu chuẩn ISO 27001:2022, toàn bộ dữ liệu của NLĐ được lưu trữ trên máy chủ mã hóa hoặc nền tảng đám mây an toàn. Chỉ những nhân sự thuộc bộ phận được phân quyền (Nhân sự, Kế toán, IT) mới được tiếp cận dữ liệu cá nhân trong phạm vi xử lý công việc.

IV. PHÂN LOẠI DỮ LIỆU, MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG THỨC XỬ LÝ

Phương thức xử lý: Thu thập, ghi, phân tích, lưu trữ, chỉnh sửa, tiết lộ, đồng bộ, truy xuất, thu hồi hoặc xóa bỏ bằng hệ thống phần mềm nhân sự (HRM), máy chủ nội bộ hoặc hồ sơ giấy có khóa bảo vệ.

V. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG

5.1. Quyền của Người lao động (Điều 9 Nghị định 13)

• Quyền được biết và đồng ý: Biết loại dữ liệu nào được thu thập và phải có văn bản đồng ý trước khi Công ty xử lý.
• Quyền truy cập, chỉnh sửa: Yêu cầu Công ty cung cấp thông tin hoặc cập nhật, sửa đổi DLCN của mình khi có thay đổi.
• Quyền rút lại sự đồng ý & yêu cầu xóa dữ liệu: NLĐ có quyền rút lại sự đồng ý xử lý dữ liệu. Đối với dữ liệu sinh trắc học, Công ty cam kết xóa vĩnh viễn trong vòng tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ.

Lưu ý: Việc rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xóa các dữ liệu cơ bản (như CCCD, Mã số thuế), dữ liệu nhạy cảm (Hồ sơ sức khỏe y tế) khi đang trong thời hạn HĐLĐ sẽ không được thực hiện vì đây là nghĩa vụ bắt buộc để thực hiện HĐLĐ theo luật định.

5.2. Nghĩa vụ của Người lao động

• Cung cấp đầy đủ, chính xác và trung thực các DLCN được yêu cầu.
• Tự bảo mật tài khoản hệ thống được cấp, không tiết lộ thông tin của bản thân và của đồng nghiệp, khách hàng cho bên thứ ba.
• Thông báo kịp thời cho Bộ phận Nhân sự khi có sự thay đổi về DLCN (thay đổi nơi ở, cấp đổi CCCD, v.v.) cùng bằng chứng.

VI. CHIA SẺ VÀ CHUYỂN GIAO DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Công ty cam kết tuyệt đối không mua bán, chia sẻ dữ liệu của NLĐ cho bên thứ ba vì mục đích thương mại. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:

1. Cơ quan nhà nước: Cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội, Tòa án, Công an khi có yêu cầu bằng văn bản theo đúng pháp luật.
2. Đối tác thiết yếu: Ngân hàng mở tài khoản nhận lương; Đơn vị bảo hiểm sức khỏe tự nguyện do công ty mua cho NLĐ (Nếu có); Đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý nhân sự có cam kết bảo mật.

VII. SỞ HỮU TRÍ TUỆ VÀ BẢO MẬT BÍ MẬT KINH DOANH 

7.1. Quyền sở hữu tài sản trí tuệ: Toàn bộ sản phẩm trí tuệ bao gồm mã nguồn (source code), sáng chế, giải pháp hữu ích, cơ sở dữ liệu khách hàng, quy trình công nghệ... do NLĐ sáng tạo ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hoặc sử dụng nguồn lực, kinh phí của Công ty đều thuộc quyền sở hữu duy nhất và tối cao của Công ty.

7.2. Nghĩa vụ bảo mật thông tin: NLĐ không được phép sao chép, chuyển giao hoặc tiết lộ bất kỳ "Bí mật kinh doanh" hay "Thông tin bảo mật" nào của Công ty cho bên thứ ba khi chưa có văn bản chấp thuận từ Người đại diện pháp luật của Công ty. Nghĩa vụ này tiếp tục có hiệu lực kể cả sau khi chấm dứt HĐLĐ.

VIII. THỜI GIAN LƯU TRỮ VÀ TIÊU HỦY DỮ LIỆU

8.1. Trong quá trình làm việc: Lưu trữ toàn bộ dữ liệu.

8.2. Sau khi chấm dứt HĐLĐ

• Dữ liệu sinh trắc học: Xóa bỏ hoàn toàn trong vòng 03 ngày làm việc.
• Dữ liệu liên quan đến thuế, kế toán, kiểm toán, BHXH: Lưu trữ từ 5 - 10 năm theo quy định của Luật Kế toán, Luật Thuế và Luật Bảo hiểm để phục vụ các đợt hậu kiểm của cơ quan chức năng. Sau thời hạn này, dữ liệu sẽ được xóa vĩnh viễn hoặc mã hóa vô danh.

IX. BIỆN PHÁP XỬ LÝ VI PHẠM

9.1. Kỷ luật lao động: Hành vi tự ý truy cập, làm rò rỉ, phát tán, mua bán trái phép dữ liệu cá nhân của đồng nghiệp/khách hàng hoặc xâm phạm tài sản trí tuệ của Công ty được coi là hành vi vi phạm nghiêm trọng và sẽ bị xử lý kỷ luật ở mức cao nhất là Sa thải theo quy định tại Nội quy lao động.

9.2. Trách nhiệm vật chất và pháp lý: NLĐ có hành vi vi phạm gây thiệt hại cho hệ thống, uy tín hoặc tài sản của Công ty phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại thực tế. Trong trường hợp hành vi có dấu hiệu tội phạm, Công ty sẽ chuyển hồ sơ sang Cơ quan cảnh sát điều tra tội phạm công nghệ cao để xử lý theo quy định của Luật An ninh mạng và Bộ luật Hình sự.

X. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2026. 

Người lao động có trách nhiệm đọc, hiểu rõ và ký xác nhận vào hợp đồng lao động/ hợp đồng thử việc/ hợp đồng tập nghề hoặc văn bản chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân trước khi Công ty tiến hành các hoạt động xử lý dữ liệu.